Analista administrativo Engenharia Clinica Concórdia

Analista administrativo Engenharia Clinica Concórdia

Acompanhar e executar tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações, agenda de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo.

Checar emails do dia e priorizar os de maior importância.

Controlar o recebimento de notas fiscais e orçamentos alimentando o sistema Arkmeds.

Redigir correspondências, tais como cartas, memorandos, ofícios, convites e demais documentos, conforme solicitação.

Controlar os recados e repassar para quem é de direito.

Providenciar o envio e recebimento de malotes quando necessário.

Providenciar o envio de equipamentos e acessórios para manutenção externa conforme fluxo estabelecido.

Arquivar informações e documentos, zelando pelo arquivo físico e informatizado do setor, procurando mantê-lo bem organizado, facilitando eventuais consultas quando solicitadas pelo superior imediato.

Recepcionar as pessoas que se dirigem ao setor, colhendo e prestando informações, procurando encaminhá-las a pessoa de contato ou ao responsável pelo assunto.

Controlar e organizar a agenda do responsável pela área, verificando e informando com antecedência os compromissos marcados, visando ter tempo hábil para efetuar qualquer mudança na programação quando necessário.

Realizar e receber chamadas telefônicas, visando filtrar as informações, se inteirando do assunto e pessoas procuradas, de modo à somente repassar ligações telefônicas quando devidamente autorizada.

Preparar as salas de reuniões sob sua responsabilidade para receber visitas, clientes e / ou fornecedores, solicitando a limpeza das mesmas e a disponibilização de lanche, água e café, sempre que necessário.

Receber ligações de usuários e abrir chamados de OS (ordem de serviço) para Engenharia Clínica categorizados como emergência.

Acionar os técnicos para atendimento das demandas.

Alimentar corretamente o sistema Arkmeds quando necessário.

Providenciar a entrega de documentos aos setores devidamente protocolados quando necessário.

Solicitar orçamento junto ao fornecedor para aquisição de acessórios ou peças médico-hospitalares.

Cobrar orçamentos junto ao fornecedor garantindo que as demandas não fiquem travadas por falta de andamento.

Repassar orçamentos para aquisição de acessórios ou peças médico-hospitalares, para aprovação do superior imediato e gerência da área.

Nos casos de equipamentos de grande porte e / ou maior valor, encaminhar para aprovação da diretoria.

Entrar em contato com o fornecedor para solicitar a entrega do equipamento, após a aprovação do orçamento.

Receber equipamento e nota fiscal entregues pelo fornecedor.

Realizar o envio e recebimento de equipamentos para outras unidades conforme fluxo definido.

Controlar e garantir abastecimento de estoque de itens e materiais utilizados no dia a dia, realizando a retirada dos mesmos no almoxarifado quando necessário.

Fazer a planilha de controle de notas fiscais, com o nome da empresa, número da nota fiscal, descrição do equipamento, valor do equipamento.

Asegurar o cumprimento da legislação e normas internas, relativas à Segurança no Trabalho, exigir execução das atividades de acordo com padrões de qualidade pré-definidos, bem como garantir a integridade do patrimônio físico da instituição por parte dos colaboradores.

Apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pela melhoria contínua dos processos da área.

Participar ativamente das atividades do setor, treinamentos, reuniões e orientação quando demandado.

Observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e / ou a legislação, pertinentes às suas atividades.

Executar outras tarefas similares às acima descritas a critério do gestor.

J-18808-Ljbffr