Secretária administrativa

No cargo de Secretária Administrativa na Clínica Loop, é essencial que a pessoa combine habilidades administrativas e de atendimento ao público com o foco no ambiente da saúde mental infantil.

Além de garantir o bom funcionamento das operações da clínica, a secretária deve estar atenta ao acolhimento de pacientes, famílias e equipe, criando um ambiente organizado e acolhedor.

Proatividade, organização e uma compreensão dos processos da clínica são cruciais para o sucesso, assim como a capacidade de lidar com responsabilidades, desde questões financeiras até problemas operacionais do dia-dia.

Responsabilidades1.Gerenciamento de Agendas e Compromissos : Organizar e coordenar os compromissos dos profissionais da clínica, garantindo que as sessões com os pacientes sejam agendadas de maneira correta e que não haja conflitos de horários.

Mitigar emergências e adaptações necessárias conforme a disponibilidade dos pacientes e das famílias.2.Atendimento e Comunicação com Pacientes e Famílias : Ser o primeiro ponto de contato para famílias e pacientes.

Atender de forma acolhedora e profissional, seja presencialmente, por telefone, Whatsapp ou por e-mail, respondendo de maneira célere os responsáveis pelos pacientes.

Encaminhar as famílias para os profissionais adequados e garantir que as comunicações sejam claras e empáticas. Faz-se necessário a escrita compreensível dentro das normas da língua portuguesa.

3.Elaboração e Gerenciamento de Documentos : Manter documentos sensíveis sobre pacientes, laudos, relatórios de evolução e prontuários médicos organizados e acessíveis somente aos profissionais autorizados.

Garantir que a documentação esteja sempre atualizada e arquivada corretamente.4.Suporte Logístico e Administrativo : Assegurar que a clínica esteja equipada com materiais médicos, terapêuticos e de escritório, além de organizar e coordenar a logística de eventos e sessões.

5.Manutenção de Sistemas de Arquivamento : Desenvolver e manter sistemas de arquivamento físicos e digitais para assegurar que as informações sensíveis sobre os pacientes estejam organizadas, seguras e de fácil acesso para os profissionais autorizados.

6.Assistência na Preparação de Relatórios e Planilhas : Auxiliar na compilação de dados para relatórios gerenciais e financeiros.

Desenvolver planilhas detalhadas que forneçam suporte à gestão financeira e administrativa da clínica, com foco no controle do fluxo de caixa e gestão de receitas e despesas.

7.Coordenação de Processos Internos da Clínica : Aprender os processos específicos de uma clínica de saúde mental infantil e garantir que tudo funcione de maneira organizada.

Isso inclui abrir chamados operacionais, realizar solicitações de compras e resolver problemas operacionais de maneira eficiente para manter o ambiente funcionando sem interrupções.

8.Gestão de Caixa e Controle Financeiro : Manter e controlar o caixa da clínica, incluindo a gestão de pagamentos, recebimentos e faturamento de consultas.

Manter registros financeiros precisos em planilhas e sistemas, garantindo clareza e transparência nas transações.Qualificações1.

Competências de Comunicação Oral e Escrita : Excelentes habilidades de comunicação são essenciais, com uma abordagem empática ao lidar com pacientes, famílias e a equipe clínica.

Saber explicar procedimentos administrativos e financeiros de maneira clara e com sensibilidade para o contexto da saúde mental infantil.

2.Organização e Gestão do Tempo : Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente, priorizando emergências e demandas complexas.

A secretária deve manter o ambiente organizado para garantir que as operações da clínica fluam sem problemas.3.Formação Acadêmica : Diploma em Administração, Secretariado, Contabilidade ou áreas correlatas.

Experiência ou conhecimento em saúde mental, ou psicologia infantil é um diferencial.4.Experiência Profissional : Experiência prévia em funções administrativas ou de suporte executivo, preferencialmente em clínicas de saúde ou ambientes relacionados ao atendimento infantil.

5.Habilidade com Planilhas e Ferramentas de Escritório : Domínio do pacote Microsoft Office, com ênfase em Excel, para a criação e manutenção de planilhas de controle financeiro e organizacional.

6.Competências em Gestão Financeira : Experiência em controle de caixa, gestão de contas a pagar e a receber, além de uma boa compreensão dos processos financeiros de uma clínica, garantindo a precisão e clareza das transações.

7.Capacidade de Aprender e Executar Processos Operacionais : A secretária precisa ser capaz de aprender rapidamente os processos internos da clínica e executar todas as tarefas necessárias para manter o funcionamento eficiente, desde resolver problemas operacionais até realizar compras e manutenções.

8.Discrição e Confidencialidade : Como o trabalho envolve informações sensíveis sobre pacientes, a capacidade de manter a confidencialidade é um requisito indispensável.