Project Administrator

Rockwell Automation is a global technology leader focused on helping the world’s manufacturers be more productive, sustainable, and agile.

With more than 28,000 employees who make the world better every day, we know we have something special. Behind our customers - amazing companies that help feed the world, provide life-saving medicine on a global scale, and focus on clean water and green mobility - our people are energized problem solvers that take pride in how the work we do changes the world for the better.

We welcome all makers, forward thinkers, and problem solvers who are looking for a place to do their best work. And if that’s you we would love to have you join us!

Job Description

Resumo da Unidade de Negóc io e Pos ição

Lifecycle Services (LCS) é uma BU (Business Unit) de Serviços e Soluções que tem em seu portfólio de vendas : serviços de engenharia (campo e desenvolvimento), fornecimento de software, equipamentos Rockwell e painéis de automação industrial.

A posição de Administrador(a) de Projetos é uma peça chave para realizar a gestão contratual da nossa carteira de projetos.

É de sua responsabilidade a administração físico-financeiro do projeto, atuando em conjunto com os Gerentes de Projetos, desde a entrada da ordem até a entrega do projeto ao cliente.

Dentro das atribuições principais podemos listar :

• Validação de cláusulas comerciais acordadas em contrato entre as partes (condição de pagamento e de entrega, milestones de faturamento, requerimentos contratuais como seguro garantia ou fiança bancária, etc);
• Controle mensal de custos e reconhecimento de receita pela metodologia POC (Percentage of Completion). Resumo : reconhecimento de receita mensal em função dos custos incorridos;
• Acompanhamento de indicadores de desempenho físico e financeiro dos projetos (KPIs) e da área de Operações;
• Faturamentos de serviços e materiais;

Interface direta com clientes internos (Gerente de Projetos, FP&A, Engenharia, outras unidades de negócios, Compras, Área fiscal, Área financeira) e externos (clientes e fornecedores), estabelecendo ótima relação profissional e de parceria para o bom andamento de todo o projeto.

Para esta função, são essenciais as seguintes Soft Skills :

Gestão do tempo (diário, semanal, mensal)

Trabalho em Equipe (collaboration)

Comunicação Assertiva

Inteligência Emocional

Networking

Resolução de Conflitos

Pensamento crítico / criatividade

Flexibilidade

Adaptabilidade

Liderança

Growth mindset

Priorização

Para esta função, são essenciais as seguintes Hard Skills :

Inglês avançado (escrita e conversação);

Espanhol (desejável)

• Excel avançado;
• Gestão de projetos (desejável);

Conhecimentos ERP SAP ou similar

Conhecimentos em PowerBI (desejável)

Conhecimentos tributários e / ou faturamento / emissão de notas fiscais de venda (desejável)

Atividades e Responsabilidades :

• Análise de termos e condições básicas de contratos / pedidos e análise de todas as disciplinas e políticas internas para processo Order Entry ;
• Responsável pela correta criação e manutenção de Sales Order no Sistema ERP SAP;
• Manter a "Pasta do Projeto" eletrônica de acordo com os procedimentos da empresa e ISO9000, incluindo aprovações, PO, proposta, formulários, notas de reunião e toda a documentação do projeto para posterior consulta;
• Responsável pelo planejamento do projeto, junto aos Gerentes de Projetos utilizando os templates disponíveis para tal atividade;

Controle financeiro dos projetos, acompanhando custos e despesas, identificando e analisando desvios quando eles ocorrem.

• Analisar e solicitar adiantamentos e outros eventos intermediários de acordo com o fluxo de caixa do projeto. Cobrança de despesas aos clientes quando necessário e controle dos custos com recursos internos e externos do projeto, garantindo que esteja alinhado com o orçamento estabelecido na fase de pré-venda ;
• Reporte de resultados financeiros e controle de margem (POC / Dashboard);
• Interface com a Área de Expedição para acionar o processo de emissão de notas fiscais de vendas e operações especiais (simples remessa, doação, etc), atentando para as condições fiscais previstas em lei;
• Interface com todas as demais áreas estratégicas e de suporte da empresa, como Vendas, Compras, Fábrica ISC (PCP, Almoxarifado, Expedição), Fiscal, Logística, Contabilidade e Financeiro;
• Garantir a correta manutenção de valores e datas no sistema SAP, proporcionando precisão nas informações de faturamento e reconhecimento;

Efetuar revisões contratuais em caso de alterações, participando de reuniões com clientes, para apresentar eventuais dificuldades e renegociar prazos e garantir cadastro no Sistema SAP e na base de dados Project Log.

Outras atribuições :

• Pode ser designado para gerenciar e executar as atividades de verificação associadas ao sistema de qualidade ISO conforme estabelecido nos procedimentos específicos, iniciativas locais ou regionais, Projetos internos e de produtividade;
• Elaborar e / ou escrever, atualizar e documentar processos;
• Desenvolver suas atividades em conformidade com as exigências da legislação vigente sobre Saúde, Segurança e Meio Ambiente, bem como com os procedimentos e políticas da Rockwell Automation;

Analisar criticamente os processos operacionais em que está envolvido e propor melhorias a serem desenvolvidas e implementadas visando a melhor produtividade do negócio, além de ser responsável pela qualidade técnica de seu trabalho.

Experiência e requerimentos :

Nível 2 / 3 (Pleno) - mínimo 3 anos atuando como Project Administrator, Project Controller, Contract Administrator ou funções correlatas.

Formação em Administração, Gestão de Projetos, Gestão Financeira ou disciplinas relacionadas.

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