Assistente Executivo - Secretária

Temos oportunidade para atuar como Assistente Executivo.

Você terá como desafio diário,dar suporte aos diretores e a alta gestão (C-Level), para que possam desempenhar suas atividades com alta performance, alcançando as metas da empresa de forma concreta e objetiva.

Se identificou? Inscreva-se.

Não pode faltar em sua bagagem :

• Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Economia ou Letras;
• Inglês avançado será necessário atender ligações internacionais;
• Espanhol avançado - será necessário atender ligações internacionais;
• Experiência prévia como assistente executivo(a) e / ou assistente administrativo(a);
• Bons conhecimentos em Excel, Word e Power point.

Os principais desafios que aguardam por você são :

• Participar da organização de eventos e feiras da gestão do executivo;
• Organizar a agenda dos diretores, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro;
• Organizar agenda e demandas pessoais;
• Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes e reservar salas, bem como contornar imprevistos relacionados;
• Esquematizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento;
• Prestar atendimento telefônico aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes;
• Realizar a gestão de contas a pagar dos executivos, tanto de ordem profissional quanto pessoal;
• Responsável pela agência de viagens;
• Recepcionar visitantes, clientes e parceiros, proporcionando uma imagem profissional da empresa;
• Coordenar reuniões e preparar a sala de conferências conforme necessário;
• Arquivar e organizar documentos importantes, garantindo fácil acesso quando necessário;
• Preparar e revisar relatórios, apresentações e outros documentos;
• Lidar com correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, tanto em português quanto no segundo idioma, garantindo uma comunicação eficaz;
• Traduzir documentos, e-mails ou relatórios, quando necessário;
• Manter a confidencialidade de informações sensíveis e restritas da empresa e do executivo;
• Acompanhar e documentar despesas do executivo, preparando relatórios de reembolso;
• Lidar com questões cotidianas e resolver problemas administrativos de maneira eficaz;
• Resolução de demandas de facilities e relacionamento com terceiros.